Aufträge gehen verloren
Anfragen kommen per E-Mail, Telefon und Formular. Wer nichts übersieht, braucht Glück — kein System.
Aufträge im Griff
Auftragsverwaltung, die zu euren Abläufen passt.
Aufträge per E-Mail annehmen, in Excel pflegen und intern per Zuruf verteilen — das funktioniert bis zu einer gewissen Größe. Danach kostet jede Statusabfrage Zeit, und niemand hat wirklich den Überblick. VerwaltungsWerk baut die Auftragsverwaltung so, wie eure Abläufe wirklich sind.
Das Problem
Was bei manueller Auftragsverwaltung schiefgeht
Viele Betriebe merken erst beim dritten verpassten Termin, dass ihre Auftragssteuerung ein strukturelles Problem hat.
Status ist immer unklar
Ist der Auftrag schon bearbeitet? Wartet er noch auf eine Rückmeldung? Die Antwort gibt es erst nach Rückfrage.
Doppelte Erfassung
Aufträge landen in der Eingangs-Mail, in der Tabelle und im Kalender — dreimal gepflegt, trotzdem inkonsistent.
Die Lösung
Zentrale Auftragsverwaltung als Web-App
VerwaltungsWerk baut eine Auftragsübersicht, die zu eurem Ablauf passt: Eingang, Zuweisung, Status, Abschluss — konfigurierbar, erweiterbar, für alle Beteiligten sichtbar.
Einheitliche Auftragserfassung
Aufträge aus E-Mail oder Webformular landen direkt in der App — strukturiert, nicht verteilt über verschiedene Quellen.
Status und Zuständigkeit
Jeder Auftrag hat einen Status und eine zugewiesene Person. Offene Aufgaben sind auf einen Blick sichtbar.
Auswertung und Export
Monatliche Auswertungen, Auslastung pro Person, Auftragshistorie — nicht als Excel-Projekt, sondern als App-Funktion.
Praxisbeispiel
Beispielmodul: Auftragsverwaltung für einen IT-Dienstleister
Auftragsannahme aus E-Mail oder Webformular, Zuweisung pro Techniker:in, Status (eingegangen / in Arbeit / Rückfrage offen / abgeschlossen), Stundenerfassung pro Auftrag, Monats-Auswertung als CSV. Start mit dem Auftragsfluss, später erweiterbar um Kundenportal oder Anbindung an die Rechnungssoftware.
Einordnung
Passt gut, wenn …
- Betriebe mit mehr als 20 Aufträgen pro Monat und mehreren beteiligten Personen.
- Teams, bei denen Zuständigkeiten und Status täglich per E-Mail oder Zuruf geklärt werden.
- Dienstleister, die ihre Auftragshistorie und Auslastung nachvollziehbar haben wollen.
Passt eher nicht, wenn …
- Solo-Selbständige mit wenigen Aufträgen — Excel oder Kalender reichen dort meist noch.
- Betriebe, die primär eine Buchhaltungs- oder Rechnungslösung suchen.
Häufige Fragen
Fragen und Antworten
Häufige Fragen zu dieser Lösung.
- Ist das ein CRM?
- Nein. VerwaltungsWerk bildet interne Auftragsabwicklung ab — keine Verkaufspipeline, kein Marketing, kein Funnel-Tracking. Wenn ein CRM parallel läuft, kann VerwaltungsWerk die operative Abwicklung ergänzen.
- Kann die App an unsere Buchhaltungssoftware angebunden werden?
- Ja, als Custom-Erweiterung. Eine Schnittstelle zu eurem Buchhaltungssystem wird projektbezogen entwickelt; nicht im Standard-Modul enthalten.
- Können Kunden den Auftragsstatus selbst einsehen?
- Optional, als Erweiterung über ein Kundenportal. Im Basis-Modul ist der Zugriff auf interne Nutzer:innen beschränkt.
- Was ist mit wiederkehrenden Aufträgen oder Wartungsverträgen?
- Wiederkehrende Vorgänge lassen sich als Serie anlegen — mit konfigurierbarer Wiederholungslogik, Erinnerungen und automatischer Status-Folge.
Nächster Schritt
Ablauf schildern statt Software vergleichen.
Wenn ihr beschreibt, wie eure Listen heute aussehen, sehen wir gemeinsam, was sich sinnvoll als App umsetzen lässt.